Software pentru pompe funebre în România: ce opțiuni ai

Când cauți „software pompe funebre”, rezultatele sunt amestecate. Apar câteva programe generice cu o pagină pentru firmele funerare, mult software italian (în italiană, „pompe funebri” înseamnă chiar servicii funerare) și directoare de firme. Despre ce cer normele românești de la un astfel de program găsești foarte puțin.

Am comparat patru variante după ce cere legea de la o firmă funerară. Prețurile și funcțiile sunt cele publicate de fiecare furnizor pe 7 noiembrie 2026, cu linkurile la sfârșitul articolului. Cortego e una dintre variante și e produsul nostru, așa că deschide și tu linkurile și cere o prezentare de la oricine ți se pare potrivit.

Ce cere legea, indiferent de program

Fie că lucrezi pe hârtie, fie într-o aplicație, la control și în relația cu familia contează aceleași lucruri. Pe ele le folosim drept criterii în restul articolului.

• Registrul de produse chimice. Produsele folosite la îmbălsămare se trec într-un „registru special de intrare-ieșire”, pe care îl păstrează firma (HG 741/2016, art. 8 lit. d). Lipsa lui se amendează cu 500-1.000 lei (art. 43). Restul evidențelor sunt în ghidul despre registrele firmei funerare.
• Arhiva de 5 ani. Contractele de prestări servicii și copiile documentelor fiscale se păstrează și se arhivează 5 ani (art. 11).
• Actele pentru DSP. Cererea familiei, declarația tanatopractorului și cererea de aviz pentru îmbălsămare au modele aprobate prin Ordinul MS nr. 1532/2017. Certificatul de îmbălsămare e anexa 3 la HG 741/2016.
• Datele aparținătorului. E o persoană în viață, deci datele lui intră sub GDPR. Pentru CNP, Legea 190/2018 (art. 4) adaugă condiții proprii.
• Locul datelor. GDPR nu cere ca serverele să fie în Uniunea Europeană, dar transferul datelor în afara ei are reguli separate (capitolul V din regulament).
• Necrologul în maghiară. Legea nu îl cere. În Ardeal însă multe familii au nevoie de el, iar formulele diferă după religie.

Din orice program ai alege, la un control DSP trebuie să poți arăta registrul de produse chimice și actele de îmbălsămare ale fiecărui caz.

Caietul și Excelul

E varianta cea mai la îndemână și nu cere nicio licență nouă. Caietul de registru, o foaie de calcul pentru comenzi și dosarele fizice pot acoperi cerințele de mai sus, dacă cineva le ține la zi. Registrul de produse chimice poate fi un caiet cu pagini numerotate, iar arhiva de 5 ani, un raft de bibliorafturi.

Greul apare când cresc cazurile. Același nume și același CNP se scriu de mână pe cererea familiei, pe actele DSP, în contract și în necrolog, iar fiecare copiere e încă o ocazie de greșeală. Un fișier Excel cu datele familiilor, trimis pe email sau ținut pe un laptop fără parolă, e tot o prelucrare de date personale, cu obligațiile de securitate din GDPR (art. 32). Necrologul în maghiară îl scrie cine știe limba.

Un CRM generic, adaptat pentru firme funerare

Un CRM generic e un program de gestiune gândit pentru mai multe domenii și adaptat apoi fiecăruia. Exemplul cel mai vizibil în căutări e Dianys CRM, o firmă românească de software la comandă, activă din 2004, care are o pagină pentru firmele de pompe funebre.

Pagina descrie dosarul de caz, coordonarea pe ore, lista documentelor, serviciile contractate, produsele și furnizorii, echipele și mașinile, avansul și decontul final, prestările anticipate și rapoartele de activitate. Prețul e public: Zarina CRM costă 2.990 € plus TVA, licență unică, fără abonament, iar o aplicație la comandă se încadrează în general între 1.000 și 5.000 €. Tot acolo scrie că aceeași logică de alocare pe ore se regăsește la firmele de mutări sau de transport.

Pe pagina pentru pompe funebre nu apar DSP-ul, HG 741/2016, registrele de control, necrologul sau semnătura familiei. La întrebările frecvente, despre datele personale scrie doar că „se prelucrează în condițiile prevăzute de reglementările în vigoare”, iar locul serverelor nu e precizat. Dacă mergi pe varianta asta, întreabă din prima discuție cine construiește formularele DSP și registrul de produse chimice și cât costă.

Un program străin, tradus în română

STAK e un program american de gestiune (STAK Global, LLC, din Delaware), cu site în 45 de limbi, inclusiv română, și o pagină pentru firme funerare. Acolo găsești dosare „de la primul apel până la ceremonie”, o singură factură pentru servicii, mărfuri și avansuri, harta secțiunilor și a mormintelor din cimitir, contracte în avans plătite în rate și o pagină comemorativă cu condoleanțe aprobate de firmă. O aplicație principală e gratuită, restul costă 16 USD pe utilizator de back office pe lună, cu plata anuală.

Pe aceeași pagină nu apar România, DSP-ul, GDPR-ul sau locul în care stau datele. Prețul se calculează pe fiecare utilizator de back office, deci crește odată cu echipa de la birou.

Programele funerare mari din SUA, cum e Gather, și cele din Italia sunt făcute pentru legislația și limba țărilor lor. În paginile lor publice nu am găsit nimic despre DSP, HG 741/2016 sau formularele din Ordinul 1532/2017. Pe piețele pentru care au fost construite, multe sunt programe mature.

Cortego

Cortego e aplicația pe care am dezvoltat-o împreună cu Kirilă Funerar din Satu Mare, pornind de la registrul sălii lor. La criteriile de mai sus stă așa:

• Registrele de control se țin din telefon: registrul decedaților pe ani, igienizările, biocidele (produs, cantitate, lot) și verificarea frigiderului, fiecare cu ora și numele colegului. Pentru control scoți raportul în PDF.
• Cele 5 documente DSP (cererea familiei, cererea de aviz, declarația tanatopractorului, certificatul de tanatopraxie și cererea de aviz de transport) se completează din fișa cazului, cu semnătura și ștampila tanatopractorului puse automat.
• Contractul și actul adițional se semnează pe tabletă sau prin link și rămân în fișa cazului, cu data și ora semnării. Datele le poți exporta oricând.
• Serverele și copiile de siguranță sunt în UE, contractul de prelucrare a datelor îl semnăm cu fiecare firmă, iar numele, CNP-urile și telefoanele se pot cripta pe dispozitivele firmei. Detaliile sunt la confidențialitate.
• Necrologul iese în română sau maghiară, pentru ortodocși, catolici, reformați și pentru cei fără religie, în A4, ca două A5 pe o foaie sau ca imagine pentru Facebook.

Prețul: iei doar modulele de care ai nevoie, iar abonamentul se face după numărul de locații, nu după numărul de cazuri. Abonamentul acoperă găzduirea, copiile de siguranță, actualizările și mentenanța, cu utilizatori nelimitați. Prețul nu e publicat pe site, îl primești în ofertă (prețuri). Facturile nu le emite încă: legătura cu SmartBill, Oblio și Saga e în pregătire, așa că deocamdată factura o faci în programul tău de facturare.

Cele patru variante, una lângă alta

Cu o echipă mică și un program de facturare care merge, caietul și Excelul pot ține o vreme, cu condiția să ai registrul de produse chimice la zi. Un CRM la comandă ca Dianys se poate construi pe procesul tău, la prețul unei aplicații la comandă. STAK are lucruri pe care Cortego nu le are, cum sunt harta cimitirului și contractele în rate. Dacă vrei ca actele DSP, registrele și necrologul să pornească din aceeași fișă a cazului, uită-te la Cortego. Cum arată fiecare ecran, pas cu pas, vezi în tutoriale.