Cum digitalizezi o firmă de pompe funebre, pas cu pas

Într-o firmă de pompe funebre, hârtia nu e o problemă de birou. E o problemă de încredere. Când familia sună la nouă seara să întrebe dacă hainele au ajuns, cineva trebuie să știe răspunsul fără să caute prin trei caiete. Când vine controlul DSP, registrele trebuie să fie la zi, nu completate în grabă dimineața.

Digitalizarea nu înseamnă să muți tot dintr-odată. Înseamnă să alegi ordinea corectă, ca fiecare pas să scoată imediat o hârtie din circuit și să nu adauge muncă nouă.

De unde pornești: numără de câte ori scrii același lucru

Ia un caz încheiat recent și pune toate hârtiile lui pe masă. Numără de câte ori apar numele decedatului, CNP-ul și adresa aparținătorului. La firma din Satu Mare împreună cu care am dezvoltat Cortego, numele apărea de cel puțin cinci-șase ori: în registrul sălii, pe cererea familiei, pe actele pentru DSP, în contract, în actul adițional și în necrolog.

Dacă numele decedatului apare de șase ori în dosar, sunt șase locuri în care poate apărea o greșeală.

Exercițiul ăsta îți arată două lucruri: unde pierzi timp și unde apar greșelile. De obicei sunt aceleași locuri.

Pasul 1: registrul sălii, nu contractele

Tentația e să începi cu contractele, pentru că acolo sunt banii. Mai bine începi cu registrul sălii: e locul pe care îl atinge toată echipa, de la șoferul care face preluarea la cel care pregătește corpul. Odată ce fiecare intrare are un număr, o oră și un loc în sală, toate celelalte acte pot lua datele de acolo.

• Fiecare caz primește automat un număr pe serie (de exemplu S pentru spital, D pentru domiciliu, R pentru repatriere).
• Ora sosirii, locul în sală și cine a făcut preluarea se trec o singură dată.
• Stadiul cazului (intrat, în pregătire, pregătit, ieșit) se vede de pe orice telefon.

Pasul 2: actele care se repetă la fiecare caz

Al doilea pas sunt documentele care arată la fel de fiecare dată și diferă doar prin date: cererile pentru DSP, declarația tanatopractorului, certificatul, contractul și actul adițional. Aici câștigul e cel mai mare, pentru că un document generat din datele cazului nu poate avea alt CNP decât cel din fișă.

Pasul 3: roluri, telefoane și etichete

O aplicație folosită doar la birou rămâne un al patrulea caiet. Ca să funcționeze, trebuie să fie pe telefonul celor din sală și din mașină, iar fiecare să vadă doar ce îi trebuie. Șoferul are nevoie de preluări, nu de prețurile din contracte. Agentul din magazin are nevoie de comenzi, nu de registrul de biocide.

1. Faci câte un cont pentru fiecare coleg, nu un cont comun pe firmă.
2. Stabilești rolurile: șofer, sală, agent, birou, administrator.
3. Pui o imprimantă de etichete în sală. O etichetă cu cod QR pe sac sau pe sicriu deschide fișa cazului direct pe telefon.

Pasul 4: registrele de control

Igienizările, biocidele și verificarea frigiderului sunt registrele pe care le cere controlul și pe care nu le citește nimeni altcineva. Tocmai de aceea sunt cele mai des completate „după”. Când fiecare înregistrare are ora și numele celui care a făcut-o, iar raportul pentru control iese în PDF, problema dispare.

Ce rămâne pe hârtie (și e în regulă)

Nu tot trebuie mutat. Unele familii preferă să semneze pe hârtie, iar dosarul fizic pentru autorități rămâne. Scopul nu e zero hârtie, ci ca hârtia să fie printată din aplicație, cu date corecte, și nu completată de mână de la zero.

Primele 30 de zile

• Primele două săptămâni ții în paralel caietul și aplicația, doar pentru cazurile noi.
• Alegi un singur om responsabil, care verifică seara dacă toate intrările zilei sunt în aplicație.
• După 30 de zile compari: câte acte au ieșit din aplicație și câte s-au mai scris de mână. Diferența îți spune ce mai e de mutat.